Приход расходных материалов

Приход (приходование) - внесение в базу программы информации о покупке расходных материалов для их дальнейшего учета. Оформить приход материалов можно двумя способами: путем сканирования штрихкодов с упаковок или добавить запись о приходе вручную.

Приход расходных материалов по штрихкодам

В программе имеется возможность оформить приход расходных материалов, а также оборудования, путем считывания заводских штрихкодов с их упаковок при помощи специального сканера (как на кассе в магазине). Это позволяет быстро оприходовать одним списком любое количество приобретенного товара, после чего в программе автоматически будут созданы соответствующие записи о приходе. Приход по штрихкодам подробно рассмотрен в отдельной статье.

Для автоматического распознавания заводских штрихкодов программой, они должны быть указаны в описаниях соответствующих моделей расходников в справочнике «Модели расходных материалов». Добавить приобретенный материал в базу программы, а также сопоставить штрихкод на упаковке с уже имеющимся в базе материалом можно и в процессе оформления прихода.

Приход материалов всегда делается на определенный склад, для выбора которого необходимо кликнуть в колонке «Размещение».

Многие производители (например, HP, Xerox и др.) выпускают упаковки, содержащие два и более одинаковых картриджа. Программа это также учитывает. Информация берется из описания соответствующей модели РМ в справочнике «Модели расходных материалов». В диалоге прихода количество единиц в одной упаковке указано в колонке «Единиц». Предварительно следует включить ее отображение в блоке «Отображать столбцы».

Также можно включить отображение столбцов с серийным и инвентарным номерами, позволяющими индивидуализировать отдельные единицы РМ, после чего они будут учитываться в программе, как номерные расходные материалы. Подробнее об этом читайте здесь.

 

Оформление записи о приходе расходного материала

Добавить в программу запись о приходе определенной модели расходного материала можно в разделах «Расходные материалы» (в том числе на закладке «Приходы материалов») и «Номерные расходные материалы», на соответствующих им закладках в других разделах программы, а также в подразделе «Расходные материалы - Приходы» и справочнике «Модели расходных материалов». Для этого служит кнопка «Добавить приход материалов» на панели инструментов раздела (закладки), дублирующая ее команда контекстного меню и сочетание клавиш. Например, в разделе «Расходные материалы» это выглядит следующим образом.

Откроется диалог добавления записи о приходе материалов, который выглядит следующим образом.

В поле «Наименование» данного диалога следует выбрать приходуемый материал. Для поиска подходящего расходника удобно использовать фильтр. Поиск возможен по производителю и модели расходного материала, а также модели совместимого с ним оборудования. Если подходящая модель отсутствует в списке, ее необходимо добавить в базу программы, нажав кнопку . Соответствующий диалог подробно описан здесь.

Приход материала делается на склад, который указывают в одноименном поле. В качестве поставщика выступает организация, у которой приобретен расходник. В случае, когда поставщик неизвестен, следует выбрать вариант - «Оприходование». Если требуемая информация (склад, поставщик) отсутствует в программе, то ее можно добавить при помощи кнопок рядом с соответствующими полями.

По умолчанию приход материалов оформляется текущей датой. При необходимости ее можно изменить.

В соответствующих полях указывают количество приобретенных упаковок расходника и стоимость одной упаковки. Многие производители (например, HP, Xerox и др.) выпускают упаковки, содержащие два и более одинаковых картриджа. Программа это также учтет и отразит в поле «Единиц всего», а также подсчитает общую стоимость приходуемого материала. Информация о количестве картриджей в упаковке берется из описания соответствующей модели РМ в справочнике «Модели расходных материалов».

Опция «Пронумеровать» позволяет присвоить отдельной единице материала серийный или инвентарный номер, т.е. индивидуализировать его, после чего он будет учитываться в программе, как номерной расходный материал.

 

Номерные расходные материалы

По умолчанию расходные материалы в программе обезличены, приходуются и учитываются общим количеством. Например, 10 штук желтых картриджей HP Q6002A. Если необходимо вести индивидуальный учет отдельных единиц расходных материалов, например, конкретного желтого картриджа, то его следует пронумеровать, указав инвентарный или серийный номер. Эта процедура называется индивидуализацией и может быть выполнена, как при оформлении прихода, так и позднее. Пронумерованные расходные материалы называются «номерными». Подробнее об индивидуализации материалов см. здесь.

 

Оприходование

В программе допускается внесение информации о приходе расходных материалов в минимальном виде с указанием лишь склада, наименования и количества. Например, при первоначальном добавлении в базу программы данных об имеющихся материалах, либо обнаружении в результате инвентаризации на складе некоторого запаса материалов, происхождение которых неизвестно. В этом случае в диалоге оформления прихода указывают дату инвентаризации, а в поле «Поставщик» выбирают пункт «Оприходование».

 

История прихода материалов и отчеты

После оформления записи о приходе, расходный материал станет числиться на складе и отображаться в «рабочих» разделах и подразделах программы: «Расходные материалы», «Номерные расходные материалы», «Оборудование» и др.

Записи о приходах расходных материалов по всему предприятию доступны в подразделе «Расходные материалы - Приходы». История приходов материалов отдельной модели представлена на закладке «Приходы материалов» в разделе «Расходные материалы». Запись о приходе отдельного номерного материала отражена на закладке «История» в разделе «Номерные расходные материалы».

При необходимости можно отредактировать информацию о приходе материалов, дважды кликнув по нужной записи. Также допускается удаление неправильно оформленных записей прихода. При удалении записей или их изменении задним числом программа автоматически пересчитывает (перепроводит) все последующие операции и текущие остатки, а также в большинстве случаев предупреждает о возможных ошибках. Однако это не гарантирует полное отсутствие ошибок. Если запись о приходе материала была ошибочно изменена или удалена, это можно обнаружить с помощью верификации в результате поиска ошибок порядка действий.

В программе доступен отчет «Приход расходных материалов», который позволяет получить информацию о приходе расходных материалов за выбранный период времени. Сведения о наличии номерных материалов, находящихся на балансе организации, представлен в отчете «Наличие и местонахождение номерных расходных материалов».

При просмотре отчетов и записей о приходах расходных материалов действуют настройки доступа текущего пользователя программы. Если пользователю ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то эта информация не отображается.