Установка расходных материалов в оборудование

В PrintStorе необходимо фиксировать все действия по замене расходных материалов в оборудовании. Важно, чтобы данные об установленных в печатных устройствах расходниках соответствовали действительности. В этом случае программа сможет отображать актуальную информацию о материалах, используемых в оборудовании на текущий момент, и корректно рассчитывать остаток ресурса в них, например, запас чернил (тонера) в каждом картридже. 

Запись об установке расходного материала в оборудование можно добавить в нескольких разделах программы: «Оборудование»,  «Расходные материалы», «Номерные расходные материалы», а также на соответствующих закладках. Удобнее всего оформлять установку расходника в конкретное устройство через раздел «Оборудование» и на закладке «Установки РМ» данного раздела. Для этого следует выделить в таблице нужное устройство (принтер, МФУ и т.п.) и выбрать кнопку / команду  «Добавить расход материалов».

Установка в оборудование учитывается, как расход, использование материала. Соответствующий диалог показан на изображении ниже.

Программа автоматически учитывает совместимость расходных материалов с моделью и слотами выбранного устройства и предлагает для установки перечень подходящих ему картриджей и других расходников из имеющихся в наличии. В столбце «Запас» представлена информация о текущих остатках на складах (на сегодняшний день). Номерные расходные материалы (НРМ) указаны отдельно в конце списка, у них присутствуют серийные / инвентарные номера. По каждому номерному материалу отображается текущий остаток ресурса (краски, тонера и т.п.). У обычных материалов (не номерных) остаток ресурса всегда равен 100%, т.к. предполагается, что со склада в оборудование всегда устанавливают новые картриджи, а возможность возвращать на склад частично использованные материалы доступна только для НРМ.

Для того чтобы установить расходник в оборудование, необходимо нажать кнопку напротив соответствующего материала. При установке картриджа в пустой слот в столбце «Установленный расходник» появится подсказка об отсутствии в данном слоте предыдущего РМ - «Нет установленных расходников». В случае замены картриджей старый расходник должен быть обязательно извлечен из оборудования следующим образом: в столбце «Установленный расходник» появится кнопка «Извлечь» (отмечена стрелкой на изображении выше), нажав на которую следует выбрать требуемое действие с извлекаемым РМ. Как правило, это списание. Номерной материал также может быть отправлен на склад, установлен в другое устройство или отправлен на перезаправку (в ремонт).

По умолчанию установка расходных материалов оформляется на текущую дату. При изменении даты соответствующим образом изменятся значения в столбце «Расход». В нем будет показан расход материалов за выбранный день. В случае необходимости расход может быть отредактирован «задним числом».

Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет внести в программу текущие значения счетчиков печати у оборудования при замене расходных материалов, например, количество отпечатанных страниц. 

Опция «Разрешить списание в минус» используется в случае редактирования записей об установке РМ «задним числом» и позволяет добавлять записи расхода независимо от текущего остатка на складах. Однако следует помнить, что при подобном ведении учета возможны ошибки. Вовремя их обнаружить и исправить помогает процедура верификации.

Обратите внимание, что в программе существует ограничение на одно однотипное действие в день. Т.е. установить картридж в один и тот же слот принтера можно только 1 раз за сутки.

 

Автоматическое определение замены расходных материалов

Программа может автоматически обнаружить замену расходного материала у оборудования, находящегося в мониторинге, при изменении ресурса установленного РМ в бОльшую сторону. Например, остаток тонера в картридже был 0%, а стал 100%. Для этого в настройках службы мониторинга должна быть включена опция «Определение замен картриджей». 

При обнаружении замены РМ в подраздел «Расходные материалы - Расходы» автоматически будет добавлена соответствующая запись о расходе РМ со склада, сопоставленного с данным оборудованием. Сопоставление можно настроить по филиалам, отделам, помещениям и т.д. Например, чтобы при замене РМ в принтерах из бухгалтерии, расход этих РМ автоматически оформлялся с основного склада. Настройка сопоставлений производится в диалоге свойств склада на закладке «Автоматическое списание РМ» (раздел «Склады»). 

Подробнее об автоматическом определении замены картриджей читайте здесь.

 

Установка в оборудование номерных материалов

Рассмотренный выше способ установки материалов в оборудование применим как к обычным, так и к номерным расходникам (они представлены в одном диалоге). Однако НРМ может быть установлен в печатное устройство не только со склада, но и после извлечения из другого оборудования или возврата из сервиса. Оформить запись о расходе НРМ можно в разделе «Номерные расходные материалы» с помощью кнопки / команды  «Установить в оборудование» (Ctrl+U).

Создать запись о расходе номерного материала также возможно на закладке «История» данного раздела с помощью кнопки / команды  «Добавить действие...». Возможные варианты:

  • установка в оборудование со склада;
  • извлечение из одного оборудования и установка в другое;
  • возврат из ремонта и установка в оборудование.

В каждом случае откроется соответствующий диалог, в котором следует выбрать совместимое оборудование для установки расходного материала. По умолчанию установка оформляется текущей датой, которую при необходимости можно изменить. Кнопка «Записать показания счетчиков» в каждом диалоге позволяет внести показания счетчиков печати у оборудования на момент замены расходника, например, текущее количество отпечатанных страниц.

Диалог установки номерного расходного материала со склада.

Диалог извлечения номерного расходного материала из одного оборудования и установки в другое. Имеется возможность указать запас ресурса в НРМ на момент перестановки, например, остаток тонера (чернил) в процентах.

Диалог возврата номерного расходного материала из ремонта и установки в оборудование.

 

Просмотр установленных материалов

Установленные в конкретное устройство расходные материалы отображаются на закладке «Установленные РМ» раздела «Оборудование». Перечень всех расходных материалов, установленных на данный момент в оборудовании предприятия, представлен в подразделе «Оборудование - Установленные РМ». По каждому материалу отслеживается скорость расхода и текущий остаток ресурса в трех единицах измерения: %, днях и страницах. 

Если осуществляется мониторинг оборудования, то установленные расходники и запас тонера (чернил) в них также можно просмотреть в подразделе «Оборудование - Мониторинг».

Обратите внимание, что количество установленных расходных материалов должно соответствовать количеству слотов в данном устройстве. Например, если в принтере 4 слота - для черного, желтого, пурпурного и голубого картриджей, то на закладке «Установленные РМ» по этому устройству должно отображаться 4 картриджа. Если их больше, это означает, что при установке какого-либо картриджа старый не был извлечен. В этом случае лишние картриджи необходимо списать.

 

Извлечение материалов из оборудования

Установленный в оборудовании материал обычно извлекают при замене расходников. 

На закладке «Установленные РМ» и в одноименном подразделе раздела «Оборудование» также имеется возможность извлечь расходный материал из оборудования при помощи соответствующих кнопок на панели инструментов и команд контекстного меню. Извлеченный расходник может быть списан, а номерной материал дополнительно отправлен на склад, в сервис или переставлен в другое устройство. 

 

История установок РМ и отчеты

Программа хранит историю установок и извлечений расходных материалов по каждому устройству, которая доступна на закладках «Установки РМ» и «Извлечения РМ» раздела «Оборудование».

История установок по всем расходникам представлена в подразделе «Расходные материалы - Расходы», по номерным материалам - «Номерные расходные материалы - Использование». Статистику использования в оборудовании материалов конкретной модели можно просмотреть на закладке «Расходы материалов» в разделе «Расходные материалы». История установок и извлечений отдельного номерного материала представлена на закладках «Использование» и «История» раздела «Номерные расходные материалы».

При необходимости можно отредактировать или удалить отдельную запись об установке или извлечении материала. В случае удаления записи, установка / извлечение будет отменено.

В программе доступен ряд отчетов по материалам, находящимся в оборудовании. Отчет «Расход материалов» позволяет просмотреть информацию об использовании расходных материалов в оборудовании за указанный период времени. Отчет «Номерные расходные материалы в оборудовании» содержит перечень НРМ, которые на текущий момент установлены в оборудовании. Наконец, в отчете «Использование номерных расходных материалов» представлена история установок и извлечений номерных материалов за выбранный период времени.

При просмотре записей об использовании материалов и отчетов действуют настройки доступа текущего пользователя программы. Если пользователю ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то эта информация не отображается.