В программе реализована защита целостности данных для поддержания связей между записями и обеспечения сохранности от случайного удаления или изменения связанных данных.
Во-первых, нельзя удалить запись, на которую есть ссылки в базе программы. Прежде потребуется удалить все данные, которые ссылаются на эту запись. Например, отдел компании может быть указан в информации о сотруднике или в записи о перемещении оборудования, в том числе давно списанного. При попытке удалить этот отдел, программа выдаст соответствующее уведомление с описанием причины, по которой удаление невозможно.
Чтобы устаревшие записи не мешали работе, некоторые из них можно скрыть в соответствующих разделах программы. К таким объектам относятся: филиалы, помещения, склады, отделы, должности сотрудников. Скрытые записи не отображаются в интерфейсе программы, но остаются доступны для истории и отчетов. Вышедшие из употребления расходные материалы также могут быть скрыты и перестанут отображаться в диалоговых окнах программы и отчетах по наличию.
Во-вторых, все действия с записями в программе выполняются согласно циклу жизни соответствующих объектов: оборудования, расходного материала, номерного расходного материала. Любая запись в базе может быть удалена, но так, чтобы это не нарушало целостность данных. Например, цикл жизни обычного расходного материала: приход-перемещение-расход-списание. Если требуется удалить данные о наличии расходника на складе, то можно либо удалить (изменить) запись о его приходе, либо списать этот материал со склада.
Программа позволяет добавлять и изменять записи о движении объектов (приход, перемещение, расход, списание, ремонт) «задним числом», проверяя по возможности целостность данных и уведомляя пользователя в случае обнаружения ошибок. Например, если происходит попытка установить картридж в принтер датой раньше, чем дата прихода этого картриджа или принтера.
Однако окончательная ответственность за ввод информации лежит на пользователе. Поэтому при внесении записей «задним числом» следует соблюдать хронологию и указывать реальные даты действий, а также вручную редактировать записи, нарушающие последовательность событий. Обнаружить ошибки порядка действий помогает процедура верификации.