Оборудование

В разделе «Оборудование» представлена информация обо всем используемом на предприятии оборудовании. В соответствии со спецификой программы под оборудованием, в первую очередь, понимают различные устройства для печати (принтеры, МФУ, сканеры, копиры, плоттеры и т.д.), однако PrintStore позволяет вести учет и любой другой оргтехники, компьютеров, офисной мебели. 

Интерфейс раздела включает следующие элементы:

  1. таблица с записями
  2. фильтр
  3. панель инструментов
  4. контекстное меню
  5. закладки

В таблице (1) представлен список всего оборудования, числящегося на балансе предприятия, в том числе находящегося на данный момент в ремонте или сервисном обслуживании у сторонних организаций.

Оборудование начинает отображаться в разделе после оформления его прихода, т.е. добавления записи о его поступлении на баланс организации. Для полноценного учета любого устройства оно должно быть не только оприходовано, но и закреплено за определенным помещением, отделом или сотрудником. Данная процедура называется «размещением оборудования» и выполняется через операцию перемещенияУстройство, которое нигде не числится, значится в программе, как «неразмещенное». Неразмещенное оборудование можно быстро найти в таблице с помощью фильтра (2).

Перечень оборудования отображается в соответствии с настройками доступа текущего пользователя программы. Если сотруднику ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то оборудование этих филиалов не будет показано в таблице. Неразмещенное оборудование отображается у всех пользователей, независимо от настроек их доступа к филиалам.

По каждой единице оборудования в таблице представлена следующая информация:

  • «Тип оборудования» - вид устройства (принтер, мфу, копир и т.п.).
  • «Тип печати» - поддерживаемая технология печати (лазерная, струйная и т.п.).
  • «Производитель» - производитель оборудования.
  • «Модель» - наименование модели оборудования.
  • «Формат» - поддерживаемый формат печати (А4, А3 и т.д.).
  • «Стоимость» - цена оборудования при покупке.
  • «Сер. номер» - заводской серийный номер оборудования.
  • «Инв. номер» - инвентарный номер, присвоенный оборудованию в соответствии с действующей на предприятии системой учета.
  • «Штрихкод» - индивидуальный внутренний штрихкод, присвоенный оборудованию.
  • «Комплект» - наименование комплекта. Отображается, если оборудование входит в комплект.
  • «Отдел» - отдел предприятия, в котором числится оборудование.
  • «Ответственный» - сотрудник, за которым закреплено оборудование.
  • «Помещение» - помещение, в котором числится оборудование. Рядом с названиями помещений могут быть указаны филиалы, к которым они относятся, если отмечена опция «Отображать названия филиалов» в дополнительных настройках программы.
  • «IP-адрес» - текущий IP-адрес устройства. Отображается в соответствии с настройками программы. 
  • «Сетевое имя» - текущее сетевое имя устройства. Отображается в соответствии с настройками программы. 
  • «Сетевой адрес» - текущий сетевой адрес устройства. Объединенное поле, включающее IP-адрес и (или) сетевое имя. Отображается в соответствии с настройками программы. 
  • «МАС-адрес» - МАС-адрес оборудования. Способ отображения МАС-адреса можно задать в настройках программы.
  • «Дата покупки» - дата приобретения оборудования.
  • «Дата окончания гарантии» - дата окончания периода гарантийного обслуживания оборудования.
  • «Примечание» - комментарий, дополнительная информация об оборудовании.

Оборудование перестает отображаться в разделе «Оборудование» после его списания. Данные обо всех списанных устройствах доступны в подразделе «Списания».

Фильтр (2) предназначен для быстрого поиска нужного оборудования в таблице. Поиск возможен:

1. По тексту. В текстовом поле доступен поиск по модели, производителю и типу оборудования, типу печати, штрихкоду, IP-адресу, серийному и инвентарному номерам оборудования, ответственному сотруднику, отделу и помещению, названию комплекта (если устройство входит в комплект) и тексту примечания.

2. По формату печати: А0, А1, А2, А3, А4 и т.д.

Отметка на опции «Только неразмещенные» позволяет отобразить в таблице оборудование, у которого не указано местонахождение. Т.е. которое не числится ни в одном отделе, помещении и не закреплено за сотрудником. Размещение такого оборудования происходит путем добавления записи перемещения. Соответствующий диалог можно вызвать с помощью кнопки  на панели инструментов (3) раздела или нажатием комбинации клавиш Ctrl+M.

Фильтр применяется сразу по мере ввода поискового запроса, выбора формата или отметке опции. Кнопка «Очистить» позволяет сбросить фильтр к параметрам по умолчанию - отображение всего размещенного оборудования.

Панель инструментов (3) содержит кнопки, аналогичные командам контекстного меню (4), которые служат для выполнения различных действий с оборудованием: добавления записей о приходе, перемещении, отправки в ремонт, списании, присоединения устройства к комплекту и т.д. Большинство действий также можно выполнить при помощи горячих клавиш.

Далее приведено описание кнопок на панели инструментов / команд контекстного меню.

КНОПКА КОМАНДА ГОРЯЧАЯ КЛАВИША ОПИСАНИЕ ДЕЙСТВИЯ
Добавить приход оборудования и РМ списком по штрихкодам Ctrl+В

Оформление прихода любого количества моделей оборудования и расходных материалов путем сканирования (ввода) штрихкодов с их упаковок. Подробнее об этом см. здесь.
После приходования оборудование станет числиться на балансе предприятия и отображаться в разделе «Оборудование».

Добавить приход оборудования Ctrl+I

Добавление записи о приходе отдельной модели оборудования.

В открывшемся диалоге с помощью фильтра следует выбрать модель приобретенного оборудования и указать информацию о нем: поставщик, даты покупки и окончания гарантии, цена, инвентарный и серийный номера и т.д. Если нужные данные (модель оборудования, поставщик) отсутствуют в программе, то их можно добавить при помощи кнопок рядом с соответствующими полями.

Как правило, гарантия предоставляется на определенный период времени от даты покупки (полгода, год и т.п.), который можно указать с помощью кнопки рядом с соответствующим полем.

Для учета оборудования удобно использовать штрихкоды. Каждому устройству может быть присвоен уникальный внутренний штрихкод, который программа генерирует в зависимости от выбранного алгоритма. Подробнее о штрихкодировании см. здесь.

Отметка на опции «Переместить после приходования» после сохранения записи прихода (по нажатию «ОК») вызывает диалог перемещения этого оборудования, позволяя сразу разместить его в нужном отделе, помещении и закрепить за определенным сотрудником. Иначе оборудование будет считаться неразмещенным.

Если в настройках программы включена функция хранения истории изменений IP-адресов и (или) сетевых имен оборудования, то IP-адрес и сетевое имя указывают в диалоге перемещения оборудования. В противном случае (если история не ведется) - в диалоге прихода оборудования в области «Сетевые идентификаторы».

Подробнее о приходовании оборудования см. здесь.

Добавить расход материалов Ctrl+U

Добавление записи о расходе материалов на выбранное оборудование. По сути это регистрация в программе факта установки или замены расходников. Например, замена пустого картриджа в принтере на новый.

В открывшемся диалоге указано выделенное в таблице оборудование и представлен перечень совместимых с ним расходных материалов, находящихся на складе. Установка подходящего РМ в оборудование происходит с помощью кнопки >. При установке в принтер нового картриджа, использованный следует извлечь, нажав на кнопку «Извлечь» в столбце «Установленный расходник» и выбрав подходящее действие. Извлеченный РМ, как правило, списывают. Номерные РМ также возможно отправить на склад, в сервис или установить в другое оборудование. 

Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет внести в программу текущие значения счетчиков печати оборудования, например, количество отпечатанных страниц. 

Подробнее об установке РМ в оборудование см. здесь.

Переместить Ctrl+M

Перемещение выбранного оборудования в другой отдел, помещение, передача другому сотруднику.

В открывшемся диалоге указано выделенное в таблице оборудование, для которого в полях «Помещение», «Отдел», «Ответственный сотрудник» следует выбрать данные о его новом размещении в соответствии с произошедшими с оборудованием изменениями. Например, принтер может быть передан в другой отдел и (или) перенесен в иное помещение, и (или) закреплен за другим сотрудником. Если нужные данные отсутствуют в программе, то их можно добавить при помощи кнопок рядом с соответствующими полями.

Если в настройках программы включено ведение истории изменений IP-адресов и (или) сетевых имен оборудования, то в области «Сетевые идентификаторы» будут доступны соответствующие поля для редактирования. В противном случае (если история не ведется), IP-адрес и сетевое имя указывают в диалоге прихода оборудования.

Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет внести в программу текущие значения счетчиков печати у перемещаемого оборудования, например, количество отпечатанных страниц. 

Подробнее о перемещении оборудования см. здесь.

Отправить в ремонт Ctrl+E

Отправка выбранного оборудования на ремонт или сервисное обслуживание.

В открывшемся диалоге отображается выделенное в таблице оборудование, для которого следует указать вид ремонта (гарантийный или нет), сервисную мастерскую и ответственного за ремонт сотрудника, ввести стоимость и описание ремонта. Если нужные данные (мастерская, ответственный) отсутствуют в программе, то их можно добавить при помощи кнопок рядом с соответствующими полями.

Опция «Ремонт завершен» должна быть отмечена по окончании ремонта с указанием даты возврата оборудования из сервиса.

Перед отправкой оборудования в сервис может потребоваться зафиксировать данные его счетчиков печати, например, общее количество отпечатанных страниц. Для этого служит кнопка «Записать показания счетчиков».

Подробнее о ремонте оборудования см. здесь.

Списать Ctrl+W

Списание выбранного оборудования.

В открывшемся диалоге отображается выделенное в таблице оборудование, для которого следует указать причину и дату списания. Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет внести в программу значения счетчиков печати у списываемого оборудования, например, количество отпечатанных страниц.

Подробнее о списании оборудования см. здесь.

Изменить данные о приходе оборудования Ctrl+Enter

Просмотр и редактирование записи о приходе оборудования, выбранного в таблице. Например, можно изменить серийный или инвентарный номер устройства, сгенерировать внутренний штрихкод. 

Если в настройках программы отключено ведение истории изменений IP-адресов и (или) сетевых имен устройств, то в диалоге приходования оборудования в области «Сетевые идентификаторы» будут доступны соответствующие поля для редактирования. В противном случае (если история ведется), IP-адрес и сетевое имя указывают в диалоге перемещения оборудования.

Установить значения счетчиков -

Внесение в программу показателей счетчиков печати у выбранного оборудования. Например, количество отпечатанных страниц.

Зафиксировать в программе значения счетчиков печати также можно в рассмотренных выше диалогах перемещения и списания оборудования, при его отправке в ремонт или установке в него расходных материалов.

Включить в комплект Ins

Добавление выбранного оборудования в комплект. Данная кнопка / команда доступна, если устройство не входит в комплект. В противном случае вместо нее отображается кнопка исключения оборудования из комплекта, рассмотренная далее.

В открывшемся диалоге представлено выделенное в таблице оборудование, а также другие устройства, совпадающие с ним по размещению (отдел, помещение, сотрудник). Отметив нужные позиции, их можно присоединить к имеющемуся комплекту, либо создать новый. Подробнее о комплектах см. здесь.

Исключить из комплекта Del

Исключение выбранного оборудования из комплекта. Данная кнопка / команда доступна только у входящего в комплект оборудования. В противном случае вместо нее отображается кнопка для включения устройства в комплект, рассмотренная выше.

Верификиция сязанных записей -

Выполнение процедуры верификации для выбранного оборудования. В процессе верификации осуществляется проверка информации, внесенной в программу по данному экземпляру оборудования, на целостность и отсутствие ошибок. Подробнее о верификации см. здесь.

Отчет: Паспорт оборудования Ctrl+R

Просмотр отчета «Паспорт оборудования», содержащего подробную информацию о выбранном оборудовании, включая затраты на его эксплуатацию.

В разделе «Оборудование» представлен ряд закладок (5), содержащих детальную информацию по выделенному в таблице (1) экземпляру оборудования. Например, список установленных в нем на текущий момент расходников, историю всех его перемещений и ремонтов, связанные ним заявки пользователей и т.д. Записи отображаются за весь период времени в хронологическом порядке.

Интерфейс большинства закладок идентичен соответствующим разделам и подразделам программы. На каждой закладке расположена панель инструментов с кнопками, позволяющими выполнять те или иные действия с записями на данной закладке. Функционал кнопок дублирует контекстное меню, доступное по клику правой кнопкой мыши в области закладки. 

На закладках представлена следующая информация:

Закладка «Перемещения» содержит историю перемещений выбранного оборудования между отделами, помещениями и сотрудниками предприятия. Также отображается история изменений IP-адресов и (или) сетевых имен данного устройства, если в настройках программы включено ведение такой истории. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Оборудование - Перемещения», но в отличие от закладки, в подразделе доступны записи о перемещениях всего оборудования. 

Закладка «Ремонты» содержит историю ремонтов и сервисного обслуживания выбранного оборудования. Отображаются как текущие, так и завершенные ремонты. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Оборудование - Ремонты», но в отличие от закладки, в подразделе доступны записи о ремонтах всего оборудования.

Закладка «Установки РМ» содержит историю установок расходных материалов в выбранное оборудование. С помощью кнопок / команд на закладке можно добавлять (кнопки  и )редактировать () и удалять () записи о расходе РМ. Соответствующий диалог был рассмотрен в таблице выше. При удалении записи установка РМ будет отменена и материал станет числиться в месте исходного нахождения, например, на складе.

Закладка «Извлечения РМ» содержит историю извлечений расходных материалов из выбранного оборудования с указанием их дальнейшей судьбы. Как правило, это списание, а у номерных материалов также возможны отправка на склад, восстановление или установка в другое оборудование. С помощью соответствующих кнопок / команд на закладке можно редактировать (и удалять (записи об этих действиях. При удалении записи об извлечении РМ данное действие будет отменено и РМ вновь станет числиться установленным в оборудование. 

Закладка «Установленные РМ» содержит перечень расходных материалов, установленных в выбранное оборудование на данный момент. По каждому материалу показана скорость расхода и текущий остаток ресурса в трех единицах измерения: %, днях и страницах. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Оборудование - Установленные РМ», но в отличие от закладки, в подразделе отображаются все используемые в оборудовании расходники.

Закладка «Совместимые РМ» отображает список всех расходных материалов, совместимых с выбранным оборудованием, и их общий запас на складах предприятия. Функционал кнопок / команд закладки соответствует подразделу «Расходные материалы - Приходы», позволяя добавлять и редактировать записи о приходах РМ.

Закладка «Такое же оборудование» содержит перечень других устройств такой же модели, используемых в организации. Выбрав одно из них, можно перейти к его описанию в разделе «Оборудование» с помощью кнопки / команды   «Показать в основном разделе» (Ctrl+H). Интерфейс закладки соответствует указанному разделу.

Закладка «Показания счетчиков» отображает историю всех счетчиков печати выбранного оборудования. Кнопки / команды на закладке служат для добавления (), редактирования () и удаления () показаний счетчиков. Данные счетчиков вводят в соответствующем диалоге в поле «Значение». 

Закладка «Обслуживается по договорам» содержит информацию о договорах со сторонними организациями, в которых фигурирует выбранное оборудование. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Контрагенты - Договоры». Работать с договорами можно как на закладке, так и в указанном подразделе. При добавлении нового договора из закладки данное оборудование будет автоматически включено в список обслуживаемого по этому договору. 

Закладка «Заявки» содержит информацию о заявках сотрудников, в которых фигурирует выбранное оборудование. Интерфейс закладки соответствует разделу «Заявки пользователей». Работать с заявками можно как на закладке, так и в указанном разделе. При добавлении новой заявки из закладки данное оборудование будет автоматически связано с этой заявкой.  

 

На закладках представлена информация по конкретному устройству. Записи о приходах, перемещениях, ремонтах и списаниях оборудования по всему предприятию доступны в соответствующих подразделах раздела «Оборудование»: «Приходы», «Перемещения», «Ремонты», «Списания».

Просмотреть установленные в оборудование расходные материалы и узнать текущий запас ресурса в них можно в подразделах «Установленные РМ» и «Мониторинг». Также в программе доступен ряд общих и индивидуальных отчетов по оборудованию.