Заявки пользователей

Раздел «Заявки пользователей» предназначен для обмена и сохранения информации о потребностях сотрудников предприятия в ремонтах техники, заказах оборудования и расходных материалов и т.п.

Интерфейс раздела включает следующие элементы:

  1. таблица с записями
  2. фильтр
  3. панель инструментов
  4. контекстное меню
  5. закладки

В таблице (1) представлен перечень заявок в соответствии с текущим фильтром (2). По каждой заявке отображается следующая информация:

  • «Категория» - категория заявки, отражающая ее тематику.
  • «Дата постановки» - дата создания заявки.
  • «Дата завершения» - дата прекращения работы над заявкой, итогом которой может быть как ее выполнение, так и отмена заявителем или отклонение исполнителем.
  • «Заявитель» - сотрудник, создавший заявку.
  • «Исполнитель» - сотрудник, указанный в заявке, как исполнитель.
  • «Примечание» - предмет заявки, описание потребности сотрудника. Отображается текст из поля «Примечание» на закладке «Описание» в заявки.
  • «Статус» - текущее состояние заявки. Возможные статусы: открыта, отменена, отклонена или выполнена.

Фильтр (2) предназначен для быстрого поиска нужных заявок. Поиск возможен:

  1. По тексту. В текстовом поле доступен поиск по заявителю, исполнителю, категории и статусу заявки, тексту примечания.
  2. По категории заявки. Отображаются заявки выбранной категории.
  3. По заявителю. Отображаются заявки, созданные указанным сотрудником.
  4. По исполнителю. Отображаются заявки, порученные указанному сотруднику.
  5. По статусу. Отображаются заявки с выбранным статусом: открыта, отменена, отклонена или выполнена.

Фильтр применяется сразу по мере ввода поискового запроса и выбора значений в выпадающих списках. Кнопка «Очистить» позволяет сбросить фильтр к параметрам по умолчанию - отображение всех заявок.

Панель инструментов (3) содержит кнопки, продублированные горячими клавишами и командами контекстного меню (4), которые служат для выполнения различных действий с заявками в разделе.

Далее приведено описание кнопок на панели инструментов / команд контекстного меню.

КНОПКА КОМАНДА ГОРЯЧАЯ КЛАВИША ОПИСАНИЕ ДЕЙСТВИЯ
Добавить заявку
Ins

Добавление новой заявки в программу.
Заполнение заявки происходит в соответствующем диалоге, который содержит четыре закладки и показан на изображении ниже.

На закладке «Описание» следует выбрать исполнителя и категорию заявки. При создании заявки заявителем выступает текущий пользователь программы. Если заявка создается от имени другого сотрудника, то в качестве заявителя указывают его. Изменить заявителя в дальнейшем невозможно. 

Добавлять заявки от имени других сотрудников могут только пользователи, которым предоставлено такое право: в настройках управления доступом отмечена опция «Может создавать заявки от имени других пользователей».

Заявка может быть как в свободной текстовой форме, так и включать ссылки на конкретные экземпляры оборудования, модели закупаемой техники и расходных материалов.

Текст описания заявки вводят в поле «Примечание» на закладке «Описание».

Оборудование и материалы, относящиеся к заявке, указывают на соответствующих закладках:

  • «Оборудование» - оборудование, связанное с заявкой. Например, нуждающийся в ремонте принтер.
  • «Покупка расходных материалов» - перечень требуемых расходных материалов. Например, картриджей для используемого сотрудником принтера.
  • «Покупка оборудования» - перечень необходимого оборудования. Например, новый принтер взамен списанного.

На закладках в верхнем списке отображается всё доступное для выбора оборудование или материалы. Опция «Только используемое заявителем» будет отмечена автоматически, если на заявителе числится какое-либо оборудование. При этом отображается только данное оборудование или совместимые с ним РМ. Для просмотра всех позиций достаточно снять отметку с указанной опции.
Если оборудование на заявителе не числится, в списке отображаются все доступные модели. Для поиска подходящих позиций удобно использовать фильтр по тексту. Поиск возможен по производителю, модели оборудования, помещению, отделу, ответственному сотруднику и т.п.
Выбор нужного оборудования или РМ на закладках осуществляется из верхнего списка двойным кликом мыши, либо с помощью кнопок  (выбор одной или нескольких выделенных позиций) и  (выбор всех доступных позиций). Для выделения нескольких позиций используйте клавиши Ctrl и Shift.

Выбранное оборудование / РМ представлено в нижнем списке. Количество выбранных позиций указано рядом с названием закладки, например, «Оборудование (1)». Убрать лишние позиции можно двойным кликом мыши, либо с помощью кнопок  (выбор одной или нескольких выделенных позиций) и  (выбор всех позиций).

Верхний список можно скрыть с помощью кнопки , оставив только относящиеся к заявке позиции. При этом закладка примет вид, как на изображении ниже. Для отображения скрытого списка используется кнопка .

Добавить похожую заявку Ctrl+Ins Добавление новой заявки на основе текущей, выделенной в таблице. При этом будет скопирована вся информация из исходной заявки, кроме комментариев.
Удалить
Del

Удаление выбранной заявки.
Удалять заявки могут только пользователи, которым предоставлено такое право: в настройках управления доступом отмечена опция «Может удалять заявки». У остальных сотрудников, которым такое право не предоставлено, кнопка / команда «Удалить» не отображается.

Свойства Ctrl+Enter

Просмотр и редактирование выбранной заявки.
Возможность редактирования доступна только заявителю и исполнителю у заявок, имеющих статус «Открыта».

После создания заявки в диалоге ее свойств отображается закладка «Комментарии», на которой можно добавить комментарий к заявке. В обсуждении заявки могут участвовать заявитель и текущий исполнитель, а также любой сотрудник, наделенный правом «Может создавать заявки от имени других пользователей».

Преобразовать в заказ -

Преобразование выбранной заявки в заказ поставщику.
В заказы могут быть преобразованы только заявки на покупку оборудования и (или) расходных материалов. Для прочих заявок кнопка / команда «Преобразовать в заказ» недоступна.

В диалоге конвертации заявки в заказ следует ввести требуемое количество и стоимость по каждой позиции. Позиции из заявки можно добавить в один заказ или в разные заказы, отметив соответствующие опции, а затем выбрав уже существующий заказ, либо создав новый с помощью кнопки .

При создании нового заказа необходимо ввести информацию по нему в соответствующем диалоге.

Сформированные из заявок заказы доступны в разделе «Контрагенты - Заказы».

Отклонить заявку -

Отклонение исполнителем выбранной заявки с указанием причины в виде комментария. При этом статус заявки изменится с «Открыта» на «Отклонена».

Отменить заявку -

Отмена заявителем выбранной заявки. При этом статус заявки изменится с «Открыта» на «Отменена».

Отметить выполнение -

Пометка исполнителем выбранной заявки, как выполненной. При этом статус заявки изменится с «Открыта» на «Выполнена».

Добавить комментарий -

Добавление комментария к выбранной заявке.
В обсуждении заявки могут участвовать заявитель и текущий исполнитель, а также любой сотрудник, наделенный правом «Может создавать заявки от имени других пользователей».

Просмотреть и добавить комментарии также можно на закладке «Комментарии» рассматриваемого раздела и в диалоге свойств заявки.

Отчет: Заявка Ctrl+R

Просмотр отчета «Заявка», содержащего всю информацию из заявки и представляющего собой ее печатную форму.

Новые заявки имеют статус «Открыта». Заявку в таком статусе может изменять и комментировать как заявитель, так и исполнитель. Заявитель вправе отменить открытую заявку. При этом ее статус изменится на «Отменена». Исполнитель со своей стороны может отклонить открытую заявку, написав обоснование в виде комментария. В этом случае статус заявки изменится на «Отклонена». После выполнения заявки исполнитель помечает ее, как выполненную. Соответственно, ее статус изменится на «Выполнена».

Текущий исполнитель заявки может передать ее на исполнение другому сотруднику, указав его в поле «Исполнитель» при редактировании заявки. Возможность редактирования доступна лишь у заявок со статусом «Открыта». Отмененные, отклоненные и выполненные заявки можно только просмотреть, распечатать (в виде отчета) и удалить (при наличии соответствующего права).

Права администрирования заявок настраиваются в диалоге управления доступом каждого пользователя (раздел «Пользователи») посредством отметки соответствующих опций:

  • «Может удалять заявки» - предоставляет возможность удалять любые заявки в программе.
  • «Может создавать заявки от имени других пользователей» - предоставляет возможность создавать заявки от имени других сотрудников с указанием их в поле «Заявитель». Например, если у этих сотрудников нет доступа в программу. Также позволяет комментировать любые заявки.

Закладки (5) отражают детальную информацию по выделенной в таблице (1) заявке:

  • «Оборудование, связанное с заявкой» - перечень связанного с заявкой оборудования. Соответствует выбранным позициям на закладке «Оборудование» в диалоге свойств заявки. 
  • «Покупка расходных материалов» - перечень и количество расходных материалов к приобретению. Соответствует выбранным позициям на закладке «Покупка расходных материалов» в диалоге свойств заявки. 
  • «Покупка оборудования» - перечень и количество оборудования к приобретению. Соответствует выбранным позициям на закладке «Покупка оборудования» в диалоге свойств заявки. 
  • «Комментарии» - все комментарии к заявке (пользовательские и автоматические). Соответствует закладке «Комментарии» в диалоге свойств заявки. Присутствует возможность добавления комментариев с помощью кнопки  и контекстного меню.

В обсуждении заявки могут участвовать заявитель и текущий исполнитель, а также сотрудник, наделенный правом «Может создавать заявки от имени других пользователей». Комментарии, добавленные сотрудниками, являются пользовательскими. При смене исполнителя и любых других изменениях содержимого заявки, программа фиксирует их в виде автоматических комментариев к заявке. Автокомментарии - это своеобразный лог, по которому можно проследить историю заявки. В качестве автора автокомментария указывается пользователь, внесший соответствующее изменение в заявку.

Идентично закладке, пользовательские и автоматические комментарии также отображаются в диалоге свойств заявки, где их можно просматривать по отдельности с помощью переключателя «auto/manual». Данный переключатель имеет 3 режима:

  отображение всех комментариев;
  отображение только автоматических комментариев;
  отображение только комментариев пользователей.

Изменение и удаление комментариев невозможно. Все комментарии в хронологическом порядке также отображаются в печатной форме заявки.