В программе реализован интерактивный Конструктор заказов «Пора купить», позволяющий на основе информации об имеющихся запасах расходных материалов и скорости их расхода сформировать заказы поставщикам на требуемый ассортимент и количество. Конструктор предлагает прогноз закупок на указанный период. По каждой позиции программа либо подставит цену по последней закупке, либо можно будет указать ее вручную, и на основе этих цен и необходимого количества подогнать общую стоимость заказа под выделенный бюджет.
Вызов Конструктора заказов осуществляется через главное меню программы «Отчеты» — «Пора купить». Диалоговое окно Конструктора выглядит следующим образом.
Формирование прогноза закупок начинают с определения периода, на который должно хватить расходных материалов. Период может быть указан как количеством календарных дней, так и конкретной датой. Они равноценны. При выходе из Конструктора введенный период сохраняется. По умолчанию в программе указан срок 30 дней, или один месяц с сегодняшней даты.
Перечень расходных материалов, данные по ценам и поставщикам, а также прочая информация для оформления заказов представлена в виде таблицы.
В столбце «Наименование» по умолчанию показаны расходные материалы, которые закупались ранее. Добавить новые позиции в таблицу возможно с помощью кнопки «Добавить РМ в список». Также показ расходника в «Пора купить» можно включить в диалоге описания данной модели РМ (справочник «Модели расходных материалов»).
По каждой позиции в Конструкторе предусмотрен выбор поставщика. По умолчанию в таблице показаны контрагенты, поставлявшие товар ранее. Отображение поставщика в «Пора купить» можно включить (отключить) в диалоге описания контрагента (раздел «Контрагенты»).
В поле на пересечении контрагента и расходного материала показана последняя цена закупки 1 единицы РМ у этого поставщика. Цена 0.00 означает, что расходный материал у данного поставщика не закупался. Цены можно ввести вручную, при выходе из Конструктора они будут сохранены. В столбце «Поставщик» следует выбрать поставщика для заказа РМ (по умолчанию программа подставляет поставщика из последнего заказа). Цена РМ у выбранного поставщика показана черным цветом, остальные цены — серым цветом.
Столбец «Всего уп.» содержит рекомендуемое для заказа количество по каждому расходному материалу, рассчитанное на основе информации о его текущем запасе и скорости расхода. Для изменения количества служат кнопки «-» и «+». Позиции, где количество к покупке изменено пользователем, выделены зеленым фоном. При указании меньшего количества РМ, чем рекомендовано, данная позиция будет выделена красным фоном.
В столбце «Сумма» подсчитана общая стоимость заказываемого количества расходных материалов по цене выбранного поставщика. Под таблицей в поле «Итого» отображается общая сумма по всем позициям.
В столбце «Хватит на дней» показано количество дней, на которое хватит данного расходника с учетом закупки указанного количества. При открытии Конструктора программа подбирает рекомендуемое количество расходных материалов таким образом, чтобы в столбце «Хватит на дней» значение было больше, чем в «Должно хватить на дней».
По каждой выделенной в таблице позиции Конструктор позволяет просмотреть дополнительную информацию о расходном материале: имеющиеся запасы на складах и уже сделанные, но пока не полученные заказы. Эти заказы также учитываются при прогнозировании закупок. Их можно исключить, отметив опцию «Исключить заказы из плана» в диалоге Конструктора, что позволит оценить фактический дефицит расходных материалов.
Выбор расходных материалов для заказа происходит путем отметки позиций в таблице. Для этого достаточно проставить галочки в чекбоксах рядом с наименованиями нужных РМ. С помощью соответствующего инструментария можно проставить / снять отметки у всех позиций, либо заказываемых у определенных поставщиков.
С отмеченными позициями возможно выполнить нижеперечисленные действия при помощи соответствующих кнопок:
- «Сформировать заказы» — создание заказов по выбранным позициям. Для каждого поставщика создается отдельный заказ в разделе «Контрагенты — Заказы». В дальнейшем статус заказа можно отслеживать (оплачен, отгружен, получен), а при получении конвертировать его в приход.
- «Просмотр и печать» — просмотр заказываемых позиций в виде отчета с возможностью его экспорта в файл и печати.
- «Указать поставщика» — выбор поставщика для всех отмеченных позиций.
- «Удалить из списка» — удаление отмеченных позиции из Конструктора заказов.
Диалог Конструктора «Пора купить» может быть представлен в кратком виде. При этом не отображается панель информации с инструментами для выбора позиций и подробными сведениями по каждой позиции, а также кнопки «Указать поставщика» и «Удалить из списка». Переключение на краткий вид производится кнопкой «Скрыть панель информации». В этом случае диалог Конструктора будет выглядеть, как показано на изображении ниже. Для возврата в расширенный режим следует нажать кнопку «Показать панель информации».
