Оборудование — принтеры, копиры, факсы, сканеры и т.п. В соответствии со спецификой программы под оборудованием, в первую очередь, понимают различные устройства для печати, однако PrintStore позволяет вести учет любой оргтехники, компьютеров, офисной мебели.
Возможные состояния оборудования и перечень применимых к нему действий наглядно показаны на следующей схеме. Данная схема отражает жизненный цикл отдельного устройства (принтера, МФУ и т.д.), в соответствии с которым организован учет оборудования в программе.
Учет любого устройства начинается с добавления записи о его приходе, после чего оборудование поступает на баланс предприятия и числится там до тех пор, пока не будет списано. Оборудование, имеющееся в учете, отображается в одноименном разделе программы.
Оборудование на предприятии, как правило, находится в определенном месте и за него может отвечать конкретный сотрудник. Например, принтер в кабинете секретаря, МФУ в отделе бухгалтерии, копир на складе и т.п. В программе движение оборудования, связанное со сменой отдела и (или) помещения и (или) ответственного сотрудника (в любых вариациях), оформляют соответствующей записью перемещения. Например, передача принтера из коммерческого отдела от менеджера Петрова в бухгалтерию в 210 кабинет. Оборудование, которое не закреплено за отделом, помещением или сотрудником, считается неразмещенным.
Программа позволяет вести учет всех событий, связанных с обслуживанием и ремонтом оборудования, в том числе гарантийным. Отправку в сервис и возврат из него фиксируют единой записью о ремонте. После ремонта оборудование может быть возвращено в исходное место размещения, перейти в категорию неразмещенного либо списано.
При совершении вышеперечисленных действий (перемещение, отправка в ремонт, списание) и замене расходных материалов в оборудовании, имеется возможность зафиксировать показания его счетчиков печати. В программе также предусмотрен ряд отчетов, в которых наглядно представлена информация о наличии и движениях оборудования на предприятии.