Программа позволяет вести индивидуальный учет отдельного расходного материала, например, цветного картриджа, отслеживать историю его перемещений, перезаправок, установок в оборудование и извлечений из него. Такие материалы называются номерными (сокращенно — НРМ). Номерным может стать любой обычный расходный материал после его индивидуализации, т.е. присвоения ему серийного и (или) инвентарного номера.
В отличие от обычного расходника, с номерным материалом программа позволяет выполнять расширенный перечень действий, записывая каждое из них в соответствующий журнал. Возможные состояния НРМ и набор доступных для них операций показаны на приведенной ниже схеме. Для наглядности сравните ее с циклом жизни обычного расходника.
.png)
Отличия в учете обычных и номерных расходных материалов заключаются в следующем:
1. Возможность отправки в сервис. Как и обычные расходники, номерные материалы могут быть установлены в оборудование и храниться на складе. Поскольку для них предусмотрена возможность перезаправки, то добавляется еще одно местонахождение — сервисная мастерская. Нахождение в ремонте (на восстановлении) характерно только для номерных расходных материалов.
2. Расширенный перечень доступных действий. После оформления прихода номерной материал, как и обычный, отправляется на склад. Конечная судьба любого номерного материала, как и обычного — списание (утилизация). Между этими состояниями номерной материал можно перемещать в любых комбинациях и направлениях: склад — оборудование — сервис.
Например: новый картридж помещают на основной склад, затем устанавливают в принтер, после окончания тонера в нем — извлекают из принтера и отправляют на другой склад для пустых картриджей, с этого склада — передают в сервисный центр на перезаправку, затем возвращают из сервиса и помещают на основной склад, откуда вновь устанавливают в принтер... Все перечисленные действия оформляются в программе путем добавления соответствующих записей перемещения, установки в оборудование, отправки в ремонт. Может произойти несколько таких циклов, пока картридж не будет списан. Причем, в отличие от обычного расходника, номерной картридж можно списать не только после извлечения из принтера или со склада, но также из сервиса, например, в случае неудачной перезаправки.
Перечень применимых к номерному расходному материалу действий в зависимости от его текущего местонахождения (статуса) представлен в нижеследующей таблице.
| СТАТУС | ДОСТУПНЫЕ ДЕЙСТВИЯ |
| На складе |
|
| В оборудовании |
|
| В ремонте |
|
В интерфейсе программы весь спектр доступных действий с номерными материалами (после их прихода) отражен на закладке «История» в разделе «Номерные расходные материалы» при выборе кнопки / команды 
«Добавить действие...».
3. Ведение журнала всех действий с номерными расходными материалами. Программа записывает каждое выполненное с отдельным НРМ действие, что позволяет проследить всю его историю от прихода и до списания. При необходимости возможно изменить порядок действий. Пример истории отдельного картриджа представлен на изображении ниже. Подробная история каждого номерного материала также отражена в отчете «Паспорт расходного материала».
4. Возможность фиксации текущего остатка ресурса номерного материала при его извлечении из оборудования с дальнейшим перемещением на склад, в сервис, в другое оборудование или списания. Например, наполовину использованный картридж может быть переставлен из одного принтера в другой. В программе будет учтен не только сам факт перестановки, но и остаток чернил в картридже на этот момент — 50%. Наглядно это показано на изображении ниже.
Таким образом, индивидуальный учет номерных расходных материалов более гибок и предоставляет ряд дополнительных возможностей по сравнению со стандартным учетом расходников. Обе схемы могут использоваться совместно. Например, обычный учет основной части расходников и индивидуальный учет некоторых, наиболее дорогостоящих материалов, восстановление которых выгоднее, чем приобретение новых.