Начиная с версии 2.15, программа может самостоятельно определять факты замены расходных материалов у оборудования, находящегося в мониторинге, и автоматически создавать соответствующие записи о расходе РМ с требуемого склада в подразделе «Расходные материалы — Расходы». Таким образом, после замены картриджа в принтере информация об этом событии тут же добавляется в базу программы.
Замена картриджа будет корректно обнаружена в принтере (МФУ) и запись о расходе РМ будет автоматически добавлена при выполнении следующих условий:
1. Служба мониторинга установлена и запущена. Служба Harvester устанавливается вместе с программой и в фоновом режиме опрашивает сетевые устройства, находящиеся в разделе «Оборудование — Мониторинг». Данная служба должна быть настроена на работу с используемой БД. Настройка службы мониторинга производится на том компьютере, где она установлена и запущена.
2. Устройство поддерживает мониторинг SNMP. В противном случае программа не сможет отслеживать его состояние.
3. Устройство добавлено в мониторинг, т.е. отображается в разделе «Оборудование — Мониторинг». Подробнее о том, как добавить принтер (МФУ) в мониторинг, читайте здесь.
4. Режим автоматической установки РМ включен. В настройках службы мониторинга должна быть включена опция «Определение замен картриджей».
5. Уровень устанавливаемого РМ корректно считывается мониторингом, адекватно уменьшается при использовании РМ и равен 100% при установке нового РМ. Другими словами, используются оригинальные картриджи или качественные аналоги (с правильными чипами). Служба мониторинга может автоматически определить замену расходного материала, если обнаружит, что запас ресурса РМ, установленного в оборудовании, изменился в бОльшую сторону. Например, остаток тонера в картридже был 0%, а стал 100%.
6. Уровень заменяемого картриджа менее 10% (по данным мониторинга), уровень нового картриджа более 90% (по данным мониторинга).
7. Устройство в мониторинге сопоставлено с устройством в учете. Подробнее о сопоставлении читайте здесь.
8. Датчик SNMP сопоставлен со слотом. Все стандартные датчики уже сопоставлены со слотами оборудования. Но если датчик SNMP был добавлен в базу самостоятельно, то этот момент необходимо проверить. Для считывания текущего запаса ресурса в РМ используются датчики типа «ресурс». Подробнее о датчиках SNMP см. здесь. Их настройка производится в одноименном справочнике.
9. В описании модели устройства картриджи сопоставлены со слотами. Описания моделей оборудование представлены в соответствующем справочнике. Перечень слотов отдельного устройства и РМ, которые в них устанавливаются, указывают на закладке «Слоты и совместимые расходные материалы» описания модели оборудования. Данная закладка подробно рассмотрена здесь.
10. Устройство сопоставлено со складом расходных материалов. Сопоставление можно настроить по филиалам, отделам, помещениям и т.д. Например, чтобы при замене РМ в принтерах из бухгалтерии, расход этих РМ автоматически оформлялся с основного склада. Настройка сопоставлений производится в диалоге свойств склада на закладке «Автоматическое списание РМ» (раздел «Склады»).
11. На складе присутствует необходимый картридж.
12. Такая же запись о расходе РМ еще не была добавлена вручную.
Если какое-то из условий не выполняется, то либо опрос устройства и считывание текущего ресурса совсем не будет происходить, либо информация будет считываться и обрабатываться, но запись в раздел «Расходные материалы — Расходы» добавлена не будет. В последнем случае будет создана запись в журнале действий пользователей с указанием причины ошибки.
В разделе «Расходные материалы — Расходы» автоматически созданные записи учитываются так же, как и обычные, но подсвечены в таблице цветным фоном. Их можно быстро найти, используя фильтр «Неподтвержденные автоматически добавленные». Снять фоновое выделение возможно с помощью кнопки / команды «Подтвердить корректность записи», тем самым констатировав факт, что замена РМ действительно состоялась.
Если в настройках включена отправка уведомлений, то в случае обнаружения замены картриджа на e-mail администратора придет сообщение об успешном добавлении записи расхода РМ, либо невозможности создать такую запись из-за невыполнения перечисленных выше условий.
В PrintStore Pro дополнительно имеется возможность гибкой настройки уведомлений, включая перечень отслеживаемого оборудования, пороги срабатываний, список получателей и шаблон письма для каждого уведомления.