Под инвентаризацией в программе понимается проверка наличия оборудования в конкретном помещении на определенную дату путем сверки оборудования, обнаруженного в помещении по факту, с числящимся в базе. В качестве оборудования может выступать не только техника, но и мебель.
Для проведения инвентаризации каждая единица оборудования должна иметь уникальный штрихкод, сгенерированный программой. Производить сверку удобнее всего с помощью сканера штрихкодов. При его отсутствии штрихкод может быть введен вручную.
Данные инвентаризации вносятся в специальный диалог, который доступен в разделе «Помещения» программы. Для вызова диалога выделите в списке нужное помещение и воспользуйтесь командой / кнопкой «Инвентаризация помещения».
Также для выбранного помещения можно открыть закладку «Инвентаризация», на которой представлены записи обо всех проведенных проверках, и воспользоваться кнопкой / командой «Добавить инвентаризацию».
Диалог инвентаризации помещения выглядит следующим образом.
Дата проведения инвентаризации автоматически указана сегодняшним числом.
Закладка «Сканирование штрихкодов» служит для ввода штрихкодов с оборудования. Для этого следует установить курсор в первое поле «Наименование» и считать сканером код с устройства. Если оборудование присутствует в базе, будет показана информация о нем: модель, местонахождение по данным учета и сотрудник, за которым оно числится. Статус оборудования может принимать три значения:
- «Есть в помещении» — оборудование числится в данном помещении.
- «Должно быть в другом помещении» — в соответствии с данными учета оборудование числится в другом помещении.
- «Код не найден» — штрихкод на устройстве не найден в базе. Возможно, он не верен или не указан в описании оборудования.
Закладка «Наличие в помещении» показывает список оборудования, которое по базе числится в данном помещении. Обнаруженное в результате инвентаризации оборудование имеет статус «Найдено». Если статус не указан, необходимо выяснить, где находится устройство. Возможно, оно было перенесено в другое помещение, отправлено в ремонт, списано и т.п. без отражения этого действия в учете.
Кнопка «ОК» диалога позволяет сохранить запись об инвентаризации на закладке «Инвентаризация» в разделе «Помещения».
По итогам инвентаризации программой может быть создан отчет, содержащий результаты проверки. Формирование отчета осуществляется при помощи соответствующей кнопки / команды на закладке «Инвентаризация».
Пример отчета показан на изображении ниже. При необходимости его можно распечатать и использовать в качестве документального подтверждения инвентаризации.
