Работу в PrintStore начинают с внесения в рабочую базу всей необходимой информации о структуре и сотрудниках предприятия, а также используемом печатном оборудовании (принтерах, копирах, МФУ и т.д.), расход материалов в котором необходимо отслеживать.
1. Заполнение справочников предприятия. Сведения о структуре предприятия включают данные о филиалах, отделах, кабинетах (помещениях) и складах, которые вносят в программу путем заполнения соответствующих справочников. Подробнее об этом см. здесь. Внесение данных о филиалах, отделах и помещениях можно совместить с добавлением сотрудников.
2. Добавление сотрудников. В PrintStore необходимо внести информацию о работающих на предприятии сотрудниках. Перечень сотрудников можно подготовить в виде оформленной специальным образом таблицы Microsoft Excel, а затем импортировать в программу. Подробнее об этом читайте здесь. Отдельным сотрудникам может быть разрешен доступ в программу.
3. Добавление оборудования в учет. PrintStore позволяет вести учет всего используемого на предприятии оборудования, включая его приходы, перемещения, ремонты и списания. Для того, чтобы начать учет оборудования, информацию о нем необходимо внести в базу программы. Это возможно сделать несколькими способами, которые описаны в отдельной статье. На этапе внедрения программы ускорить процесс наполнения базы можно путем добавления в учет оборудования, обнаруженного службой мониторинга. Подробнее об этом см. здесь.
4. Добавление оборудования в мониторинг. Программа позволяет отслеживать остаток ресурса каждого расходного материала в сетевом печатном оборудовании (принтерах, МФУ и т.п.). Все отслеживаемые устройства необходимо добавить в мониторинг так, как описано в данной статье. На этапе внедрения программы для этого удобно использовать сканирование сети. Каждое устройство в мониторинге можно сопоставить с оборудованием в учете.
5. Добавление моделей оборудования и расходных материалов. В базу программы по умолчанию включено описание некоторых моделей оборудования и расходных материалов. При отсутствии данных о моделях, используемых на вашем предприятии, их возможно добавить самостоятельно. Подробнее об этом читайте здесь.
После внесения в базу программы вышеперечисленной информации вы получите возможность вести полноценный учет и мониторинг оборудования, а также расходных материалов. Обратите внимание, что учет производится в соответствии с жизненными циклами соответствующих объектов:
- цикл жизни оборудования;
- цикл жизни расходного материала;
- цикл жизни номерного расходного материала.
Описание интерфейса программы и основных приемов работы вы найдете здесь. Все данные по оборудованию и расходным материалам представлены в отдельных, предназначенных для этого разделах и подразделах PrintStore. Ознакомиться с их описанием можно в главе «Разделы». При возникновении вопросов по терминологии рекомендуем обратиться к расшифровке основных терминов и сокращений, используемых в программе.