В PrintStorе необходимо фиксировать все действия по замене расходных материалов в оборудовании. Важно, чтобы данные об установленных в печатных устройствах расходниках соответствовали действительности. В этом случае программа сможет отображать актуальную информацию о материалах, используемых в оборудовании на текущий момент, и корректно рассчитывать остаток ресурса в них, например, запас чернил (тонера) в каждом картридже.
Типовые ситуации (how to)
Индивидуализация расходных материалов
Изначально расходные материалы после приходования в программе обезличены и учитываются общим количеством. Например, 10 штук желтых картриджей HP Q6002A. Если необходимо вести индивидуальный учет отдельных единиц расходных материалов, например, конкретного перезаправляемого желтого картриджа, то такие материалы следует индивидуализировать.
Перемещение расходных материалов
Под перемещением расходных материалов имеется в виду их перенос с одного склада на другой, который оформляется в программе путем добавления записи о перемещении. Номерные расходные материалы также могут быть перемещены на склад после извлечения из оборудования или возврата из сервиса.
Восстановление расходных материалов
Стандартное использование расходных материалов подразумевает их одноразовое применение: при извлечении из оборудования их списывают. Однако в зависимости от политики предприятия часть материалов может использоваться многократно. В этом случае расходный материал отправляют в сервис на восстановление, например, перезаправку. Программа позволяет учитывать случаи перезаправок отдельного материала и хранить историю всех действий с ним. Для этого расходник необходимо индивидуализировать, т.е. перевести в категорию номерных расходных материалов.
Списание расходных материалов
Списание — бухгалтерский термин, означающий снятие расходного материала с учета и отнесение к убыткам. Как правило, использованные расходники списывают сразу после извлечения из оборудования. Например, пустые картриджи. Также допускается списание материалов непосредственно со склада, где они находятся.
Отслеживание остатка ресурса в расходных материалах
В программе отображается информация о текущем остатке ресурса (чернил, тонера и т.д.) в расходных материалах, установленных в каждом принтере, МФУ и прочем оборудовании. Просмотреть эту информацию можно следующим образом.
Добавление оборудования в мониторинг
Программа позволяет отслеживать остаток ресурса каждого расходного материала в сетевых принтерах и МФУ на предприятии. Опрос устройств осуществляется по протоколу SNMP в соответствии с профилем, объединяющим ряд параметров — датчиков, характерных для данной модели оборудования. Перечень отслеживаемых устройств представлен в подразделе «Мониторинг». Добавить оборудование в мониторинг можно массово, через сканирование сети, либо каждое устройство по отдельности.
Сопоставление оборудования в учете и мониторинге
Начиная с версии 2.11 в программу добавлена возможность сопоставления устройств в мониторинге и учете, что позволяет получать более точные данные по остаткам ресурсов в оборудовании. Объединение учета и мониторинга можно выполнить двумя способами.
Добавление оборудования из мониторинга в учет
На этапе внедрения программы ускорить процесс наполнения базы учитываемого оборудования возможно путем добавления устройств, обнаруженных службой мониторинга при сканировании сети. В процессе добавления оборудование сразу может быть размещено по отделам и помещениям, а также закреплено за ответственными сотрудниками.