Изначально расходные материалы после приходования в программе обезличены и учитываются общим количеством. Например, 10 штук желтых картриджей HP Q6002A. Если необходимо вести индивидуальный учет отдельных единиц расходных материалов, например, конкретного перезаправляемого желтого картриджа, то такие материалы следует индивидуализировать.
Под индивидуализацией понимают присвоение отдельному экземпляру расходного материала (сокращенно — РМ) серийного или инвентарного номера:
- Серийный номер — заводской номер расходного материала.
- Инвентарный номер — уникальный номер расходного материала во внутренней системе учета предприятия.
Индивидуализация расширяет возможности учета и перечень доступных в программе действий с расходными материалами, позволяя не просто списывать каждый из них после использования, а отправлять на восстановление, возвращать на склад, а затем снова использовать в оборудовании. При этом можно отслеживать историю всех действий с такими расходными материалами: их перемещений, установок в оборудование и перезаправок, а также формировать по ним отчеты.
Возможность индивидуального учета расходных материалов становится доступна после включения соответствующего режима в настройках программы: меню «Сервис» — «Настройки» — «Глобальные — Доп. возможности». Активировав данный режим и начав вести индивидуальный учет материалов, отключить его невозможно.
Индивидуализировать расходный материал можно как на этапе его приходования, так и в дальнейшем, когда он находится на складе или установлен в оборудовании.
Индивидуализация приходуемых материалов
При оформлении прихода материалов серийный / инвентарный номер расходника указывают в одноименных полях диалоговых окон добавления записей о приходе. В диалоге приходования отдельной модели РМ предварительно необходимо отметить опцию «Пронумеровать».
В диалоге приходования материалов и оборудования по штрихкодам предварительно следует включить отображение соответствующих столбцов.
Вызвать рассматриваемые диалоговые окна можно с помощью команд 
«Добавить приход оборудования и РМ списком по штрихкодам» и 
«Добавить приход материалов» в разделах «Расходные материалы» и «Номерные расходные материалы», подразделе «Приходы» и соответствующих им закладках в других разделах программы.
Индивидуализация материалов на складе
Программа также позволяет индивидуализировать расходные материалы, которые в текущий момент находятся на складах. Эта возможность доступна при выборе команды 
«Индивидуализировать» в разделе «Расходные материалы» на закладке «Наличие на складах». В открывшемся диалоге следует ввести серийные / инвентарные номера для одной или нескольких единиц РМ выбранной модели, имеющихся на указанном складе. Таким образом можно индивидуализировать все находящиеся на складе расходники одной модели. Например, два картриджа, которые планируется использовать поочередно и перезаправлять.
Индивидуализация материалов в оборудовании
Отдельный расходник, установленный в оборудовании, также может быть индивидуализирован. Присвоить ему серийный / инвентарный номер можно в подразделе и на закладке «Установленные РМ» раздела «Оборудование» с помощью команды «Индивидуализировать». Откроется схожий с приведенным выше диалог, в котором следует ввести серийный / инвентарный номер РМ. Например, если в дальнейшем, после извлечения из оборудования, данный расходник планируется отправить на перезаправку.
При индивидуализации расходного материала, находящегося на складе или в оборудовании, необходимо связать его с записью прихода, т.е. указать документ, по которому был оформлен приход данного материала в программе. Для этого в столбце «Запись прихода» достаточно дважды кликнуть «Установить», а затем выбрать требуемый документ прихода. Если подходящая запись прихода отсутствует в программе, ее следует добавить. Это можно сделать и «задним числом».
После присвоения серийного / инвентарного номера расходному материалу, он становится номерным (сокращенно — НРМ). Учет таких материалов ведется отдельно, в разделе программы «Номерные расходные материалы». Двойной клик мышью по любому материалу в данном разделе вызывает диалог его свойств, в котором указан присвоенный серийный и (или) инвентарный номер. При необходимости их можно изменить, а также сгенерировать на их основе внутренний штрихкод номерного материала.
В разделе «Номерные расходные материалы» на закладке «История» отражена история всех действий с отдельным, выбранным в разделе, материалом: его перемещений между складами, отправок на восстановление и возвратов из сервиса, установок в оборудование и извлечений из него. Журнал всех действий со всеми номерными материалами представлен в подразделе «История». Также в программе доступен ряд отчетов по номерным расходным материалам.