Номерные расходные материалы

Программа позволяет вести индивидуальный учет отдельных расходных материалов, например, перезаправляемых картриджей, и отслеживать историю их перемещений, использования и ремонтов. Такие материалы называются номерными (сокращенно «НРМ»). Номерным может стать любой расходный материал после его индивидуализации - присвоения ему серийного и (или) инвентарного номера. Учет всех НРМ на предприятии ведется в разделе «Номерные расходные материалы».

Изначально расходные материалы в программе обезличены и учитываются общим количеством. Если необходимо отслеживать историю всех действий с отдельными экземплярами РМ, следует включить режим «Индивидуальный учет расходных материалов» в настройках. После этого в программе станет доступен раздел «Номерные расходные материалы». Расходный материал будет учитываться, как номерной, и отображаться в данном разделе, после присвоения ему серийного и (или) инвентарного номера. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь.

Интерфейс раздела «Номерные расходные материалы» включает следующие элементы:

  1. таблица с записями
  2. фильтр
  3. панель инструментов
  4. контекстное меню
  5. закладки

В таблице (1) представлен список номерных расходных материалов, которые используются в организации: находящиеся на складах, установленные в оборудовании, отправленные на восстановление (в ремонт). Списанные НРМ в таблице не отображаются, они доступны в подразделе «Списания».

По каждому номерному материалу представлена следующая информация:

  • «Дата покупки» - дата приобретения материала.
  • «Наименование» - наименование материала.
  • «Сер. номер» - серийный номер НРМ.
  • «Инв. номер» - инвентарный номер НРМ.
  • «Штрихкод» - внутренний штрихкод НРМ.
  • «Статус» - текущее местонахождение НРМ: на складе, в оборудовании или в ремонте.
  • «Местонахождение» - конкретизация текущего местонахождения НРМ. В зависимости от статуса может быть указано наименование конкретного оборудования, в которое установлен материал, либо название склада или мастерской, где он находится.
  • «Остаток, %» - остаток ресурса в НРМ, например, чернил в картридже. Указан в %. 
  • «Примечание» - дополнительная информация о НРМ.

Наименования расходных материалов и оборудования в разделе строятся по шаблонам, которые можно задать в настройках программыВ местонахождении НРМ рядом с названиями складов и помещений могут быть указаны филиалы организации, если в дополнительных настройках отмечена опция «Отображать названия филиалов»

Фильтр (2) предназначен для поиска нужных НРМ в таблице. В текстовом поле поиск возможен по серийному и инвентарному номерам НРМ, тексту в наименовании материала (типу, цвету печати, производителю, коду модели РМ, совместимому оборудованию), местонахождению, штрихкоду, тексту примечания.

Поле «Статус» позволяет отобразить в таблице все НРМ с выбранным статусом:

  • установлены в оборудовании;
  • находятся на складах;
  • находятся в ремонте (на восстановлении).

Опция «Не связанные с записями прихода» позволяет отобразить только те НРМ, у которых отсутствуют записи о приходе. При обнаружении таких материалов необходимо установить их соответствие с записями прихода. Для этого следует дважды кликнуть по НРМ, в открывшемся диалоге нажать кнопку «Связать с записью прихода» и выбрать подходящую запись.

Фильтр применяется сразу по мере ввода поискового запроса, выбора статуса или отметки опции. Кнопка «Очистить» позволяет сбросить фильтр к параметрам по умолчанию - отображение всех НРМ.

Панель инструментов (3) содержит кнопки, аналогичные командам контекстного меню (4), которые служат для выполнения различных действий с НРМ. Все действия также можно выполнить при помощи горячих клавиш.

Далее приведено описание кнопок на панели инструментов / команд контекстного меню.

КНОПКА КОМАНДА ГОРЯЧАЯ КЛАВИША ОПИСАНИЕ ДЕЙСТВИЯ
Добавить приход оборудования и РМ списком по штрихкодам Ctrl+В

Оформление прихода любого количества расходных материалов путем сканирования штрихкодов с их упаковок. Подробнее об этом см. здесь.
Для того чтобы приходуемые материалы стали номерными, в диалоге оформления прихода им следует присвоить серийные и (или) инвентарные номера, предварительно включив отображение одноименных столбцов.

Добавить приход Ctrl+I

Добавление новой записи о приходе отдельного расходного материала.
В соответствующем диалоге следует выбрать модель приходуемого РМ, склад для его размещения, ввести данные о поставщике, количестве приобретенного РМ и его стоимости. Для того чтобы приходуемый материал стал номерным, ему необходимо присвоить серийный и (или) инвентарный номер, предварительно отметив опцию «Пронумеровать».

Удалить информацию о расходном материале Del

Удаление данных о выбранном НРМ.
Операция, обратная индивидуализации РМ. После этого материал перестает быть номерным и станет учитываться, как обычный РМ. Его история будет удалена из базы программы. 

Свойства Ctrl+Enter

Просмотр и редактирование описания выбранного НРМ.
В соответствующем диалоге можно изменить данные о НРМ, а также установить связь с записью прихода.

Переместить на склад Ctrl+М

Перемещение выбранного НРМ на склад.
Материал будет перемещен на склад из места текущего нахождения. Возможные варианты:

  • перемещение с одного склада на другой;
  • извлечение из оборудования и помещение на склад;
  • возврат из ремонта и помещение на склад.

В каждом случае откроется соответствующий диалог, в котором следует выбрать конечный склад для перемещения НРМ, а при перемещении со склада на склад - указать количество НРМ к перемещению.

Данные о перемещениях всех НРМ со склада на склад доступны в подразделе «Перемещения». Информация о помещении НРМ на склад из оборудования или ремонта отражена в истории.

Установить в оборудование Ctrl+U

Установка выбранного НРМ в оборудование.
Материал будет установлен в совместимое с ним оборудование из места текущего нахождения. Возможные варианты:

  • установка в оборудование со склада;
  • извлечение из одного оборудования и установка в другое;
  • возврат из ремонта и установка в оборудование.

В каждом случае откроется соответствующий диалог, где следует выбрать совместимое оборудование для установки НРМ. С помощью кнопки «Записать показания счетчиков» можно внести в программу показания счетчиков печати у оборудования на момент замены РМ, например, количество отпечатанных страниц. 

История установок всех НРМ в оборудование доступна в подразделе «Использование».

Отправить в ремонт Ctrl+Е

Отправка выбранного НРМ в сервис. 
Материал будет отправлен в ремонт из места текущего нахождения. Возможные варианты:

  • отправка в сервис со склада;
  • извлечение из оборудования и отправка в сервис;
  • возврат из одной сервисной мастерской и отправка в другую мастерскую.

В каждом случае откроется соответствующий диалог, где следует выбрать мастерскую, в которую отправлен НРМ, указать ответственного сотрудника, стоимость и описание ремонта. История ремонтов всех НРМ доступна в подразделе «Ремонты».

Списать Ctrl+W

Списание выбранного НРМ.
Материал будет списан из места текущего нахождения. Возможные варианты:

  • списание со склада;
  • извлечение из оборудования и списание;
  • возврат из ремонта и списание.

В каждом случае откроется соответствующий диалог, в котором можно добавить комментарий к записи о списании НРМ. История списаний всех НРМ доступна в подразделе «Списания».

Верификация -

Запуск процедуры верификации для выбранного НРМ.
Верификация позволяет найти ошибки в последовательности действий с расходным материалом. В случае обнаружения ошибочных записей, они будут выделены красным фоном. 

Отчет: Паспорт расходного материала Ctrl+R

Просмотр отчета «Паспорт расходного материала», содержащего подробную информацию о выбранном НРМ.

Закладки (5) содержат детальную информацию по отдельному экземпляру НРМ, выделенному в таблице (1). Например, все записи о его перемещениях, ремонтах, установках в оборудование. Информация отображается за весь период времени.

Интерфейс закладок идентичен соответствующим разделам и подразделам программы. На каждой закладке расположена панель инструментов с кнопками, позволяющими выполнять те или иные действия с записями на данной закладке. Функционал кнопок дублирует контекстное меню, доступное по клику правой кнопкой мыши в области закладки.

На закладках представлена следующая информация:

Закладка «Перемещения» содержит записи о перемещениях выбранного НРМ со склада на склад. Присутствует возможность добавления новых записей о перемещении данного материала с помощью кнопок  и , а также дублирующих их команд контекстного меню и горячих клавиш. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Номерные расходные материалы - Перемещения» (подробное описание см. здесь).

Закладка «Ремонты» содержит записи о ремонтах (обслуживании и восстановлении) выбранного НРМ. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Номерные расходные материалы - Ремонты» (подробное описание см. здесь).

Закладка «Использование» содержит записи об установках в оборудование выбранного НРМ. Интерфейс закладки соответствует подразделу «Номерные расходные материалы - Использование» (подробное описание см. здесь).

Закладка «История» содержит журнал всех действий, выполнявшихся с выбранным НРМ. Записи представлены в хронологическом порядке за всё время, начиная с момента ведения индивидуального учета материала и до его списания.
Интерфейс закладки соответствует подразделу «Номерные расходные материалы - История» (подробное описание см. здесь), но в отличие от данного подраздела на закладке можно добавлять и удалять действия с данным НРМ. Для этого предназначены соответствующие кнопки на панели инструментов и аналогичные им команды контекстного меню, описание которых приведено в нижеследующей таблице.

КНОПКА КОМАНДА ГОРЯЧАЯ КЛАВИША ОПИСАНИЕ ДЕЙСТВИЯ
Добавить действие... Ins

Добавление нового действия с НРМ. 
Доступны все возможные действия с материалом в части его перемещения на склад, установки в оборудование, отправки в ремонт и списания. 

Добавить похожее действие Ctrl+Ins

Добавление нового действия с НРМ на основе текущего, выделенного на закладке.

Удалить Del

Удаление выбранного действия с НРМ. Записи о приходе, на которые ссылаются номерные материалы, не могут быть удалены. 

Закладка «Совместимое оборудование» содержит перечень используемого на предприятии оборудования, совместимого с выбранным материалом. Списанное оборудование не отображается. Интерфейс закладки соответствует разделу «Оборудование» (подробное описание см. здесь). Для перехода в данный раздел с отображением в нем информации по оборудованию, выделенному на закладке, используйте кнопку или команду «Показать в основном разделе» контекстного меню, либо сочетание клавиш Ctrl+H.

 

История всех перемещений, ремонтов, установок в оборудование и списаний по всем НРМ доступна в подразделе «История», а также других подразделах раздела «Номерные расходные материалы»: «Перемещения», «Ремонты», «Использование», «Списания».

Текущую информацию о наличии НРМ на предприятии можно получить из соответствующих отчетов: «Наличие и местонахождение», «Наличие на складах» и  «Номерные расходные материалы в оборудовании». Также в программе доступен ряд других отчетов по НРМ.