Заполнение справочников предприятия

Справочники предприятия - это разделы программы, которые содержат информацию о вашей организации: ее филиалах (обособленных подразделениях), находящихся в них помещениях (кабинетах) и складах, а также отделах, где работают сотрудники. Эти данные повсеместно используются в программе, поэтому их необходимо внести в базу в первую очередь. 

Филиал - это обособленное подразделение компании, как правило, территориально удаленное от головного офиса. Каждый филиал может содержать свои помещения и склады. В программе филиалы также используются для настройки доступа к данным по территориальному признаку. Например, сотруднику можно разрешить работать только к информацией, относящейся к его филиалу.

В помещениях размещаются сотрудники и оборудование. В качестве помещений выступают комнаты, кабинеты, залы, аудитории и т.п. Каждое помещение принадлежит только одному филиалу компании и не может существовать вне филиала.

Склады предназначены для хранения расходных материалов. В филиале предприятия может находиться один или несколько складов. Каждый склад принадлежит только одному филиалу и не может существовать вне филиала.

Отдел - организационное подразделение компании. Каждый сотрудник может числиться одновременно только в одном отделе. Отделы никак не связаны с филиалами, т.е. сотрудники отдела могут находиться в помещениях, относящихся к разным филиалам компании.

Подробное описание соответствующих разделов программы доступно по ссылкам ниже:

Добавить информацию о филиалах, помещениях, складах и отделах предприятия можно несколькими способами.

Во-первых, путем создания новых записей в вышеперечисленных разделах программы. Для этого предназначены кнопки на панели инструментов  «Добавить...» и  «Добавить похожий...», а также аналогичные им команды контекстного меню и горячие клавиши «Ins» и «Ctrl+Ins». В разделе «Филиалы» присутствуют закладки «Помещения» и «Склады», позволяющие сразу внести данные о помещениях и складах каждого филиала, не переходя в другие разделы.

Добавить новую запись также можно из контекстного меню каждого раздела, кликнув по нему правой кнопкой мыши в дереве разделов.

 

Во-вторых, при внесении в программу другой информации, например, об оборудовании, расходных материалах, сотрудниках и т.п. Добавлять филиалы, помещения, склады и отделы можно в процессе работы непосредственно из диалоговых окон, предоставляющих возможность выбора значений из данных разделов. Для этого служит кнопка , расположенная рядом с полем выбора из списка.

Например, в диалоге добавления сотрудника можно добавить отдел и помещение (поле «Размещение»), а при добавлении помещения появится возможность добавить филиал.

При добавлении прихода расходных материалов имеется возможность добавить склад, а также филиал.

 

В-третьих, импортировать информацию об отделах, филиалах, помещениях можно из файла MS Excel. Это удобно совместить с импортом списка сотрудников предприятия. Процедура импорта сотрудников подробно описана здесь

Программа поддерживает многоуровневый импорт, логика которого заключается в следующем. В импортируемой таблице Excel указывают филиалы, помещения и отделы, в которых работают сотрудники. Пример таблицы показан на изображении ниже.

При импорте данные будут внесены не только в основной раздел «Сотрудники», но и в связанные разделы программы: «Отделы», «Помещения», «Филиалы». Для этого необходимо указать, что значения в одноименных столбцах таблицы являются наименованиями записей в данных разделах. 

Например, чтобы добавить все филиалы из файла в раздел программы «Филиалы», следует кликнуть по строке «Филиал» и выбрать цепочку: «Сотрудники» - «Помещение» - «Филиал» - «Наименование». Т.е. указать программе, что названия филиалов компании содержатся в столбце «Филиал» таблицы Excel.

Цепочка выбора для добавления помещений: «Сотрудники» - «Помещение» - «Наименование», а для отделов: «Сотрудники» - «Отдел» - «Наименование». Импорт складов в данном диалоге не предусмотрен, поэтому их необходимо добавить вручную одним из рассмотренных ранее способов.