Списание расходных материалов

Списание - бухгалтерский термин, означающий снятие расходного материала с учета и отнесение к убыткам. Как правило, использованные расходники списывают сразу после извлечения из оборудования. Например, пустые картриджи. Также допускается списание материалов непосредственно со склада, где они находятся.

Некоторые материалы используют в оборудовании многократно, как например, перезаправляемые картриджи. По ним возможно вести индивидуальный учет и в программе они представлены, как номерные расходные материалы. Такие расходники могут быть списаны не только со склада или оборудования, но и по возврату из сервиса. Например, если их восстановление невозможно или невыгодно.

Списание расходных материалов со склада

Списание материалов со склада производится в разделе «Расходные материалы» на закладке «Наличие на складах», а также на соответствующих закладках в других разделах программы, например, «Склады». Для того, чтобы оформить списание, выделите материал в таблице и нажмите кнопку  «Списать материалы». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, в разделе «Расходные материалы» это выглядит следующим образом.

В открывшемся диалоге представлены данные о запасах выбранного расходника на всех складах предприятия. Номерные материалы учитываются отдельно, у них указаны серийные / инвентарные номера.

По умолчанию списание материала оформляется текущей датой. При необходимости ее можно изменить.

С помощью кнопки > следует указать количество материала, списываемое с нужного склада. В области «Итого» (нижняя часть окна) будет показан оставшийся запас этого расходника на складах и выбранное количество к списанию.

Опция «Разрешить списание в минус» используется в случае редактирования записей учета и списании материалов «задним числом». Данная опция разрешает программе учитывать запас на складах отрицательным количеством. Однако следует помнить, что при подобном ведении учета возможны ошибки. Вовремя их обнаружить и исправить помогает процедура верификации.

 

Списание расходных материалов из оборудования

Программа позволяет списывать материалы при извлечении из оборудования в процессе замены расходников. При установке в принтер нового картриджа, использованный следует извлечь, нажав «Извлечь» в столбце «Установленный расходник», а затем выбрать пункт «Списать» для его списания.

Списание материалов из оборудования также возможно в разделе «Оборудование» на закладке «Установленные РМ» и в одноименном подразделе. Для этого выделите нужный расходный материал в таблице и нажмите кнопку  «Списать». Также можно выбрать аналогичную команду в контекстном меню, либо использовать сочетание клавиш «Ctrl+W». Например, на закладке «Установленные РМ» это выглядит следующим образом.

При списании обычного расходного материала подобным образом, откроется соответствующий диалог. При необходимости в нем можно изменить дату списания.

Если производится списание номерного материала, то диалог будет выглядеть, как показано ниже. При необходимости возможно указать причину списания, остаток ресурса в картридже и зафиксировать показатели счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника.

 

Списание номерных расходных материалов

Рассмотренные выше способы списания материалов применимы как к обычным, так и к номерным расходным материалам. Все действия с номерными расходниками, в том числе списание, можно выполнять в отдельном разделе программы - «Номерные расходные материалы». 

С помощью кнопки / команды  «Списать» (Ctrl+W) в данном разделе производится списание любого номерного материала. В зависимости от текущего местонахождения, расходник может быть списан со склада, из оборудования или сервиса.

На закладке «История» данного раздела с помощью кнопки / команды  «Добавить действие...» возможно создать запись о списании выбранного материала со склада, из оборудования или сервиса. Списание может быть оформлено на любую дату.

На закладке «Ремонты» и в одноименном подразделе с помощью кнопки / команды  «Вернуть из ремонта и списать» (Ctrl+W) возможно списать находящийся в сервисе номерной расходный материал. Например, если его восстановление невозможно. При этом ремонт будет закрыт датой списания.

Списание номерных материалов рассмотренными выше способами осуществляется в соответствующих диалогах. При необходимости можно изменить дату списания и ввести комментарий в поле «Примечание», например, указать причину списания материала.

Диалог списания номерного расходного материала со склада.

Диалог списания номерного расходного материала из сервиса (ремонта).

Диалог списания номерного расходного материала из оборудования. Кнопка «Записать показания счетчиков» позволяет ввести значения счетчиков печати у оборудования на момент списания расходника, например, количество отпечатанных страниц.

 

История списаний материалов и отчеты

После списания расходные материалы снимаются с учета и перестают отображаться в «рабочих» разделах программы. История всех списаний расходников доступна в соответствующих подразделах: «Списания» (по всем материалам) и «Списания НРМ» (только по номерным материалам), где при необходимости можно отредактировать или удалить любую запись о списании. В случае удаления записи, списание будет отменено и расходный материал вновь станет числиться на балансе предприятия в месте своего последнего нахождения.

В программе также доступны отчеты, позволяющие просмотреть список материалов, списанных за выбранный период времени: «Списание расходных материалов» и «Списание номерных расходных материалов».

При просмотре отчетов и записей о списании материалов действуют настройки доступа текущего пользователя программы. Если пользователю ограничен просмотр информации отдельных филиалов, то эта информация не отображается.